吉林建筑大学关于举办国际会议的管理规定
举办国际会议是开展国际学术合作的重要形式，对促进我校的人才培养、科学研究、社会服务，提升我校在国内外的学术地位和国际化办学水平具有积极推动作用。为鼓励各学院(部)积极争取主办或承办国际会议，同时规范国际会议的管理工作，提高举办国际会议的效益，根据国家《关于在华举办国际会议的管理办法》《在华举办国际会议经费管理办法》等文件精神，结合我校实际，特制定本办法。
第一条 国际会议是指在我国境内，以我校名义举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的年会、例会、研讨会、论坛等会议。根据规模及重要性等指标，可分为重大国际会议和一般性国际会议。
重大国际会议：外方人数在100人以上、会议总人数在400人以上的社会科学类国际会议；以及外方人数在300人以上、会议总人数在800人以上的自然科学类国际会议；邀请外国政府正部长及以上官员出席的国际会议。
一般性国际会议：外方人数在10人以上100人以下、会议总人数在400人以下的社会科学类国际会议；以及外方人数在300人以下、会议总人数在800人以下的自然科学类国际会议。
第二条 国际合作与交流处是学校申报国际会议的归口管理单位，负责对主办、合办和承办的国际会议进行审核把关、参与并指导。学院(部)是举办国际会议的主体，在国际会议的筹办、举行和总结等各阶段中发挥主要作用。
第三条 严格按照“服务发展、确保重点、规范管理、精简务实、严格审批，分类管理、强化预算、厉行节约、符合惯例，明确责任、加强监督、注重绩效”的原则，进一步加强国际会议管理，严格执行会议计划预报和审批制度。
第四条 未经学校批准，任何单位不得对外申办、承诺举办国际会议；凡不符合规定、无实质性内容的国际会议一律不得举办或承办；不得在同一时间或短时间内举办主题相同或类似的国际会议。不得举办涉及领土主权、人权、民族和宗教、意识形态问题以及其它敏感问题的国际会议。
第五条 具体申报程序
（一）计划预报
各学院（部）负责制定本单位下一年度举办国际会议计划，于11月底前报送国际合作与交流处，经外事工作领导小组审核通过后列入下一年度执行计划。未纳入年度执行计划的会议申请，原则上不予受理。
（二）会议申报及审批
一般性国际会议，申请单位应提前3个月将《吉林建筑大学举办国际会议审批表》及相关材料（会议风险评估及安全预案、参会人员名单、日程及会议报告发言稿及PPT等）报送学校相关部门进行审核，经主管校长批准后由国际合作与交流处上报吉林省教育厅及吉林省外办，由国际合作与交流处将审批结果反馈给申请单位。
重大国际会议应提前半年，并按照以上申报审批程序进行。
如有港澳台地区与会人员，申请单位需在确定参会人员名单后，向港澳台事务办公室提供参会代表姓名、性别、单位、职务、研究方向等信息。
第六条 会议结束后，申报单位应在一个月内将会议总结（包括影像资料等）报送国际合作与交流处进行备案,并报档案馆存档。
第七条 会议经费由主办单位自筹解决,严格执行《在华举办国际会议经费管理办法》文件精神和相关财务制度,并应纳入部门预算管理。
第八条 对不履行国际会议报批手续或违反外事纪律和财务规定的单位或个人，将提请有关部门追究责任。
第九条 国际比赛、国际博（展）览会、涉外文艺演出、涉外培训、日常外事工作会谈等不适用本办法。
第十条 本办法自2019年9月起施行。
第十一条 由国际合作与交流处负责解释。
附件：吉林建筑大学举办国际会议审批表
吉林建筑大学
2019年9月
